Faites travailler l’agent tout seul quand une carte bouge, ou appelez-le d’un mot dans un commentaire.
En bref
Pour qui
Automatisations : propriétaire ou admin. @agent : tous les membres du projet.
Où
Paramètres, Automatisations ; et n’importe quel commentaire
Résultat
Un agent qui agit au bon moment, sans qu’on y pense
1. Créez une automatisation
Ouvrez Paramètres, puis Automatisations.
Cliquez sur Nouvelle automatisation.
Dans Quand, choisissez l’événement : Carte créée, Carte déplacée, Carte commentée, Document créé ou Document modifié.
Choisissez le Projet, ou Tous les projets.
Pour une carte créée ou déplacée, choisissez le Statut ciblé : une catégorie ou une colonne précise.
Écrivez l’Instruction : ce que l’agent doit faire.
Cliquez sur Créer.
Exemple
Quand
Carte déplacée
Statut ciblé
La colonne En revue
Instruction
Vérifie que chaque élément de la checklist est rempli. Liste en commentaire ceux qui ne le sont pas.
À savoir. L’automatisation se déclenche quand la carte entre dans le statut, pas quand on la réordonne dans la colonne.
2. Choisissez ce que l’agent peut faire seul
Activée : met l’automatisation en route ou en pause.
Approuver automatiquement les actions : désactivé par défaut. Dans ce cas, les actions sensibles (e-mail, suppression, services externes) sont refusées.
L’agent agit sous le compte Exigaw Assistant. Ses propres actions ne relancent pas d’automatisation.
3. Reconnaissez ce qu’il écrit
Provenance : un commentaire écrit par une automatisation porte la mention via une automatisation.
Compte rendu sobre : il dit ce qui a été fait, sans proposition du type « si tu veux, je peux… ».
Un échec signalé une fois : si l’automatisation échoue, la carte reçoit un seul commentaire. Les échecs identiques suivants restent dans l’historique.
Pas de documents en double : si l’agent recrée un document du même titre peu après, il met à jour le premier. Un document écrit depuis une carte indique de quelle carte il vient.
À savoir. Les commentaires de l’agent ne comptent pas comme de l’activité : une carte oubliée continue de vieillir sur le tableau.
4. Appelez @agent dans un commentaire
Dans une carte, écrivez un commentaire qui commence par @agent.
Ajoutez votre consigne, par exemple : « @agent complète la checklist de cette carte ».
Envoyez. L’agent répond par un commentaire.
À savoir. Avec @agent, l’agent agit avec vos droits. Il n’envoie jamais d’e-mail. Vos clients ne peuvent pas l’appeler.
5. Suivez ce qu’il a fait
Dans Automatisations, l’Historique des exécutions montre chaque passage de l’agent : En cours, Réussie ou Échec, avec le nombre d’étapes et d’actions. Les appels @agent y figurent aussi.