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Tutoriel · Capter · 10 minutes

Enregistrer une réunion et en tirer du contexte

Les décisions se prennent à l’oral. Exigaw transcrit la réunion, sait qui a dit quoi, et propose chaque décision sur la bonne carte.

En bref

Pour quiLes membres qui mènent des réunions ou des appels client
Il vous fautUn projet avec l’option Réunions activée
RésultatLes décisions de la réunion, rangées sur les cartes qu’elles concernent

1. Activez les Réunions

  1. Ouvrez les réglages du projet.
  2. Dans Fonctionnalités, activez Réunions.
  3. Un onglet Réunions apparaît à côté du tableau.
À savoir. L’option n’existe pas sur un projet verrouillé par code. La couper masque l’onglet sans rien effacer.

2. Déclarez la réunion

  1. Dans l’onglet Réunions, cliquez sur Nouvelle réunion.
  2. Donnez un Titre et une Date.
  3. Ajoutez les Participants, chacun avec son rôle : Équipe, Client ou Partenaire.
  4. Cochez la case qui confirme que tous les participants sont informés de l’enregistrement.
Pourquoi les rôles ? C’est ce qui distingue une exigence du client d’une simple idée de l’équipe.

3. Choisissez comment capter

ModeQuand l’utiliser
Enregistrer une visioUn appel Meet, Teams ou Zoom. Votre micro et l’onglet de la visio sont enregistrés séparément. Mettez un casque.
Enregistrer une réunion sur placeTout le monde dans la même pièce. Le micro seul.
Téléverser un fichier audioUn enregistrement existant : mp3, m4a, wav, webm ou ogg, 25 Mo maximum.
Coller une transcriptionUn texte venu d’un autre outil. Les lignes « Nom : texte » gardent leur auteur.

Pour l’audio, choisissez aussi la Langue parlée et la Transcription :

  • Précise : comprend bien mieux la parole.
  • Standard : moins chère, connaît les noms du projet.

4. Enregistrez

  1. Autorisez le micro.
  2. Pour une visio, choisissez l’onglet de la visio et cochez Partager l’audio de l’onglet.
  3. Cliquez sur Lancer l’enregistrement.
  4. À la fin, cliquez sur Arrêter.
Attention. Sans la case « Partager l’audio de l’onglet », vos interlocuteurs ne sont pas enregistrés. Si votre micro ne capte rien pendant 10 secondes, Exigaw vous prévient.

5. Laissez transcrire

La réunion passe par trois états : Transcription, Distillation en cours, puis Prête. Vous pouvez fermer la page en attendant.

Confidentialité. L’audio est supprimé dès que le texte est enregistré. Exigaw garde la transcription, jamais l’enregistrement.

6. Confirmez qui parle

Parfois, Exigaw ne peut pas savoir seul qui a parlé. La réunion s’arrête alors sur Locuteurs à confirmer.

  1. Dans le panneau Qui parle ?, vérifiez le participant proposé pour chaque voix.
  2. Corrigez si besoin. Si une voix ne correspond à personne, choisissez Personne que je puisse nommer.
  3. Cliquez sur Confirmer les locuteurs.

7. Validez les propositions

Quand la réunion est prête, vous trouvez un Résumé, la Transcription et des propositions de contexte. Chacune indique où elle irait :

  • un commentaire sur une carte ;
  • des todos sur une carte ;
  • une nouvelle carte ;
  • un ajout à la description du projet.

Pour chaque proposition, cliquez sur Appliquer, Modifier ou Écarter.

Astuce. Chaque proposition cite les phrases d’où elle vient. Lisez-les avant d’appliquer.

Questions fréquentes

Mes clients voient-ils les réunions ?
Non. Seuls les membres les voient. Un commentaire appliqué sur une carte reste en revanche visible, comme tout commentaire : d’où l’intérêt de valider.
Peut-on appliquer sans valider ?
Oui, avec le réglage Appliquer les propositions sans validation du projet. La confirmation des locuteurs reste obligatoire.
Mes agents y ont-ils accès ?
Oui. L’assistant, les agents branchés par MCP et l’API lisent le résumé et la transcription. Demandez : « Qu’a décidé le client à la dernière réunion ? »
Combien d’heures de réunion ?
Cela dépend de l’offre : voir les tarifs.

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On vous montre en trente minutes comment une décision prise à l’oral arrive sur la bonne carte.

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